Порядок розгляду письмових звернень громадян в Удачненській селищній раді
УКРАЇНА
УДАЧНЕНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА
ПОКРОВСЬКОГО РАЙОНУ ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ
від 24.06.2021р. № 53
смт. Удачне
Про затвердження Порядку розгляду письмових звернень громадян в Удачненській селищній раді та Порядку організації та проведення особистих і виїзних прийомів громадян керівництвом селищної ради
Відповідно до статті 40 Конституції України, керуючись статтями 5, 7, 13, 19, 20 Закону України «Про звернення громадян», Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян,на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (із змінами), Класифікатором звернень громадян, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858 (із змінами), Методикою оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630 (із змінами), з метою забезпечення ефективної роботи системи прийому, обліку, реєстрації і розгляду письмових звернень громадян, контролю за станом цієї роботи в облдержадміністрації та її структурних підрозділах, в органах місцевого самоврядування, на підприємствах,організаціях, установах області, виконавчий комітет Удачненської селищної ради
ВИРІШИВ:
1. Затвердити:
1.1. Порядок розгляду письмових звернень громадян в сй раді, що додається;
1.2.Порядок організації та проведення особистих і виїзних прийомів громадян керівництвом селищної ради, що додається.
2. Рекомендувати заступнику голови з питань виконавчої діяльності Черніковій В.В., заступнику голови з питань житлово-комунального господарства, економіки та інвестицій Дегтяр М.О., секретарю селищної ради Бородіній Ю.В. та начальникам відділів селищної ради в роботі зі зверненнями громадян дотримуватись вимог Порядку розгляду письмових звернень громадян в селищній раді і Порядку організації та проведення особистих та виїзних прийомів громадян керівництвом селищної ради
3. Діловоду селищної ради Доценко І.М. забезпечити організацію розгляду письмових звернень та прийомів громадян відповідно до цих Порядків, забезпечити систематичне інформування мешканців підвідомчої території про роботу із зверненнями громадян в селищній раді.
4. Дане рішення оприлюднити на веб - сайті Удачненської селищної ради за посиланням https://udachnenska-gromada.gov.ua/ (Дегтяр А.М.)
Удачненський селищний голова Валерій ДУГЕЛЬНИЙ
Додаток до рішення
виконавчого комітету
від 24.06.2021 № 53
ПОРЯДОК
розгляду письмових звернень громадян в Удачненській селищній раді.
I. Загальні положення
Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», з метою визначення основних вимог до організації розгляду письмових звернень.
Порядок визначає вимоги до організації розгляду письмових звернень громадян в селищній раді.
У роботі з письмовими зверненнями громадян забезпечується кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.
Особи, які не є громадянами України, але знаходяться на її території, мають таке ж право на подання звернення, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.
Рішення, дії (бездіяльність) у сфері управлінської діяльності органів виконавчої влади можуть бути оскаржені у разі:
- порушення прав і законних інтересів громадян (групи громадян);
- створення перешкод здійсненню громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;
- незаконного покладення на громадянина обов'язків або його незаконного притягнення до відповідальності.
Звернення в селищній раді розглядаються без стягнення за це плати.
II. Первинний розгляд та діловодство за зверненнями громадян
Діловодство за зверненнями громадян в селищній раді ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на діловода відділу загально організаційного забезпечення та кадрової роботи селищної ради.
Усі звернення громадян, що надходять до селищної ради, приймаються, проходять первинний розгляд й централізовано реєструються в день їх надходження у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 (далі - Інструкція), та цим Порядком.
Початком строку розгляду звернення вважається день надходження та реєстрації в селищній раді, а закінченням - день направлення відповіді заявнику на його звернення.
Листи громадян, що надійшли на адресу селищної ради поштою, отримує діловод загально організаційного відділу та кадрової роботи селищної ради .
Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернень здійснюється у день їх надходження.
Звернення громадян підлягають первинному розгляду та розподілу їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду головою, заступником голови виконкому ,секретарем селищної ради,керуючим справами( секретарем) виконкому відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Діловод загально організаційного відділу та кадрової роботи селищної ради перевіряє наявність конверта та додатків до листа, а також його відповідність вимогам, що зазначені у статті 5 Закону України "Про звернення громадян" (далі - Закон).
Первинний розгляд передбачає перевірку правильності оформлення звернень, ознайомлення зі змістом, їх належності до компетенції селищної раади та визначення за ними конкретного виконавця.
Усі звернення громадян, що надходять до селищної ради, підлягають обов'язковій класифікації за видами, що встановлені статтею 3 Закону, а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги.
За ознакою надходження розрізняють первинні, повторні, дублетні, неодноразові та масові звернення.
Первинним є звернення, яке надійшло до селищної ради уперше з дотриманням вимог, визначених статтею 5 Закону.
Повторним вважається звернення, в якому:
- викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;
- оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до селищної ради;
- повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась;
- не вирішено по суті або вирішено не у повному обсязі питання, порушене в першому зверненні;
- звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні.
Якщо у повторному зверненні громадянин поряд з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь, або за якими прийняте відповідне рішення, звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не вважається повторним і розглядається селищної радою у встановленому порядку.
Дублетним зверненням вважаються пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина (групи осіб) з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня, установ, організацій, підприємств, засобів масової інформації за належністю до селищної ради для їх вирішення по суті, якщо останнім уже отримані звернення відповідного змісту.
Під неодноразовим зверненням слід розуміти звернення громадянина, що надходить до органу влади з одного й того ж питання і надсилається громадянином за короткий проміжок часу, а на попереднє звернення відповідь ще не надано, або/чи надано обґрунтовану відповідь, проте автор з будь-яких причин продовжує надсилати звернення з таким самим змістом.
Масове звернення - це звернення, що надходять до органу влади у великих кількостях від різних громадянам з однаковим змістом чи суттю питання.
Звернення до селищної ради може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).
Звернення може бути усним (викладене громадянином і записане посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим (надіслане поштою або передане громадянином до селищної ради особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства).
Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їхніми законними представниками.
У зверненні мають бути зазначені прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, номер контактного телефону та викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати.
Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону. Копія такого звернення залишається у справі діловода селищної ради.
Рішення про повернення звернення авторові приймається керівництвом селищної ради. Діловод селищної ради ради готує відповідь заявнику з розясненням вимог статті 5 Закону за підписом керівника.
Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
Не розглядаються повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, які подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.
Рішення про залишення без розгляду звернення приймається селищним головою, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом зі зверненням.
Реєстрація звернень громадян в селищній раді проводиться з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.
Усі звернення громадян, що надходять до селищної ради, реєструються діловодом організаційно-кадрового відділу ради у журналі реєстрації.
Після реєстрації на зверненні проставляється реєстраційний індекс шляхом встановлення відповідного штампу в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, наприклад М-412. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника, реєстраційний індекс таких звернень складається з літер "КО" та порядкового номера звернення, наприклад КО-323.
У разі надходження повторних або дублетних пропозицій, заяв і скарг, вони обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення громадянина з доданням порядкового номера надходження, що проставляється через дріб, наприклад А-401/1, А-401/2.
Після первинного розгляду звернення діловод загально організаційного відділу та кадрової роботи селищної ради формує пошту селищному голові відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Письмові звернення, подані громадянами на особистому прийомі, реєструються та розглядаються у тому самому порядку, що й інші письмові звернення.
На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляються реєстраційний індекс цього звернення та дата його надходження. Така копія повертається заявникові.
Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", розглядаються особисто селищним головою.
Звернення, що надійшли на розгляд до селищного голови за дорученням Президента України, Прем'єр-міністра України або Голови Верховної Ради України, розглядаються селищним головою, заступниками голови виконкому відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Звернення громадян, що надійшли від державних органів, громадських та правозахисних організацій, з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в аналогічному порядку.
Попередній розгляд звернень громадян та строк їх надходження до безпосередніх виконавців не повинен перевищувати одного робочого дня.
III. Порядок опрацювання та розгляду звернень громадян і забезпечення контролю за їх розглядом
У ході розгляду пропозицій, заяв та скарг керівництвом селищної ради щодо кожного звернення має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до розгляду; передати на вирішення до установи, організації, що належить до сфери управління селищної ради; надіслати за належністю до іншого органу державної влади, якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції селищної ради, про що одночасно повідомити заявника; залишити без розгляду за наявності підстав, визначених у статті 8 Закону.
У разі потреби селищним головою може бути прийняте рішення щодо комісійного розгляду звернення, із виїздом на місце, а також визначення заходів щодо вирішення питання і розв'язання проблем, які є підставою для звернення.
У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно не пізніше ніж у п'ятиденний строк повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.
Рішення про направлення звернення за належністю приймають голова, заступники голови відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Звернення направляється визначеному органу з відповідним дорученням щодо розгляду цього звернення та наданням відповіді заявнику.
При пересиланні звернення за належністю до іншого органу державної влади копія такого звернення залишається у відділі загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи.
Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються заявником.
Про результат попереднього розгляду звернення заявнику надсилається відповідне повідомлення.
Розглянуті керівництвом селищної ради
ади письмові звернення передаються діловоду відділу загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи для опрацювання резолюції (доручення) і направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.
У процесі розгляду звернень громадян діловод вищезазначеного відділу :
- готує для відправки оригінал звернення з додатками й необхідну кількість копій звернення, якщо виконавців декілька. На оригіналі звернення ставиться штамп "Контроль. Підлягає поверненню";
- друкує повідомлення автору про отримання звернення, порядок його розгляду і від якого органу він отримає відповідь.
Контроль за своєчасним розглядом звернень, виконанням доручень селищного голови покладається на виконавців та на діловода відділу загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи .
Відповідно до статті 20 Закону та з метою оперативного вирішення питань, порушених у зверненні, керівництвом селищної ради установлюється термін його розгляду. Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, але не пізніше п'ятнадцяти календарних днів від дня їх отримання.
Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то в порядку, передбаченому статтею 20 Закону, строк його розгляду може бути продовжено селищним головою, який установив первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.
Виконавці зобов'язані уважно вивчити зміст звернення, факти, що наведені у листі, та питання, що потребують вирішення. У разі потреби вимагати необхідні матеріали та з виїздом на місце перевіряти факти, що викладені у зверненні, уживати інших заходів для об'єктивного вирішення порушених авторами звернень питань, з'ясовувати обставини, усувати причини та умови, які спонукають громадян скаржитися, відповідно до вимог чинного законодавства.
При розгляді звернень громадян:
- особлива увага приділяється розв'язанню проблем, порушених у зверненнях ветеранів війни та праці, інвалідів, громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки;
- не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей на звернення громадян, порушення установлених законодавством строків їх розгляду, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам, розголошення одержаних із звернень відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншої інформації, якщо це обмежує права і законні інтереси громадян;
- створюються умови для реалізації прав заявника, передбачених статтею 18 Закону;
- вживаються заходи для поновлення прав і свобод громадян, порушених унаслідок недодержання вимог законодавства про звернення громадян.
За результатами розгляду звернення виконавець готує відповідь на звернення, яка має містити об'єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів для ознайомлення селищному голові (згідно з дорученням).
Діловод відділу загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи проставляє на документі відмітки про дату надходження відповіді від виконавця до відділу.
У разі коли розгляд звернення доручено кільком виконавцям, кожна установа готує відповідь у межах компетенції. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.
Якщо звернення контролюється органом влади вищого рівня (Адміністрація Президента України, Секретаріат Кабінету Міністрів України, Апарат Верховної Ради України та інші), то виконавці готують і візують проект відповіді за підписом селищного голови відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи селищної ради, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.
Звернення вважається вирішеним та знімається з контролю, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів щодо його виконання і заявнику надано вичерпну письмову відповідь за результатами розгляду звернення і прийнятого рішення.
Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, з контролю не знімаються. Відповідна інформація передається селищному голові для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне доручення направляється виконавцю.
Якщо прийнято рішення про відмову в задоволенні викладених у зверненні громадянина вимог, таке рішення доводиться до відома громадянина з посиланням на законодавство про звернення громадян і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
За результатами розгляду звернення громадянина на його поштову адресу надається відповідь за підписом селищного голови , керуючого справами (секретаря) виконкому або керівника органу, якому доручено розгляд цього звернення відповідно до повноважень.
Відповідь інвалідам Великої Вітчизняної війни, звернення яких надійшли до селищної ради та розглянуті головою , надаються за його особистим підписом або згідно з дорученням - за підписом керуючого справами(секретаря) виконкому або виконавцем, що зазначений у резолюції.
Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) за підписом селищного голови, керуючого справами(секретаря) виконкому або виконавця, направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або поштова адреса якого вказана.
Діловод відділу загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи здійснює загальний контроль за проходженням звернень громадян та дотриманням термінів їх розгляду. При здійсненні контролю звертається увага на терміни й повноту розгляду порушених у зверненнях громадян питань, об'єктивність їх перевірки, законність і обґрунтованість прийнятих рішень, своєчасність їх виконання і надання відповідей заявникам.
Щотижнево формується "Нагадування - попередження про закінчення термінів розгляду звернень громадян" та надсилається електронною поштою виконавцям. Також щотижнево складається Реєстр допущених порушень виконавської дисципліни. Про встановлені факти порушення контрольних термінів виконання звернень та виконавської дисципліни щодо розгляду звернень повідомляється селищний голова.
IV. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян
Після розгляду звернення громадянина та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом п'яти років у відділі загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи за територіальним принципом. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів, їх комплектність. У разі одержання повторного звернення або надходження додаткових документів вони підшиваються до цієї справи.
Пропозиції, заяви, скарги, відповіді на які не були надані, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Забороняється зберігання справ у виконавців.
У разі необхідності тривалого або постійного зберігання окремих справ за зверненнями громадян передача їх особі, відповідальній за ведення архівної справи у відділі загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи , а також знищення звернень громадян після закінчення строків їх зберігання здійснюються відповідно до пункту 10 Інструкції.
Діловод відділу загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи може надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис для роботи з ним у приміщенні відділу, в інших випадках - тільки окремі копії документів.
Діловод відділу загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи за письмовою вимогою заявника надають йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.
V. Узагальнення та аналіз звернень громадян
З метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи селищної ради з питань розгляду звернень громадян та вжиття своєчасних заходів реагування на виявлені порушення актів законодавства, що регламентують роботу із зверненнями громадян, усі заяви, скарги і пропозиції систематично (щоквартально) узагальнюються й аналізуються діловодом відділу загально - організайційнного забезпечення та кадрової роботи на основі інформацій, наданих структурними підрозділами селищної ради.
За результатами узагальнення й аналізу розгляду звернень громадян складаються звіти про стан організації роботи із зверненнями громадян та готується аналітична інформація для селищного голови , яка повинна містити:
- статистичні дані за звітний період щодо кількості звернень громадян, поданих на особистому прийомі та надісланих поштою, порівняно з показниками за звітний період;
- дані щодо змісту основних питань, які порушують громадяни у своїх зверненнях;
- кількісні дані про отримані звернення громадян за видами (пропозиції (зауваження), заяви (клопотання, скарги);
- питання, порушені у скаргах та повторних зверненнях громадян, аналіз причин їх надходження;
- кількість і питома вага звернень ветеранів війни та праці, інвалідів, непрацездатних осіб, а також осіб, що постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту й підтримки, порушені ними питання та процедура їх розгляду і вирішення;
- інформацію про проведення днів контролю, засідань постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян, особистих, виїзних прийомів громадян та прямих "гарячих ліній", проведення перевірок щодо організації роботи зі зверненнями громадян відповідно до вимог чинного законодавства;
- пропозиції до вдосконалення роботи із зверненнями громадян тощо.
Разом з тим щорічно проводиться оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в селищній раді, її структурних підрозділах.
Оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян здійснюється відповідно до Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року N 630.
Стан роботи із зверненнями громадян у структурних підрозділах селищної ради та інших центральних органів виконавчої влади, установах, організаціях, що надають послуги населенню, перевіряється та вивчається під час проведення перевірок, виявляються недоліки роботи зі зверненнями громадян та надається практична допомога з їх усунення. За результатами перевірок складається довідка.
VI. Відповідальність посадових осіб
Посадові особи, які допустили порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену чинним законодавством України.
До зазначених посадових осіб, які допустили неякісний розгляд звернень (скарг) громадян, а також змусили громадян повторно звертатися до органів державної влади, за неналежне виконання службових обов'язків з розгляду звернень громадян застосовуються заходи дисциплінарного впливу, передбачені Кодексом законів про працю України та Законом України «Про державну службу».
Секретар селищної ради Юлія БОРОДІНА
Коментарі:
Ваш коментар може бути першим :)
